6 maneras de migrar a un sistema administrativo en la nube

Miércoles 28 de Agosto de 2024 8:24 pm

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Aunque parezca todo un reto migrar a una herramienta en la nube, en realidad es algo sencillo y que vale la pena realizar

¿Buscas optimizar la eficiencia de tu empresa para mantenerla competitiva? Entonces necesitas migrar a un software contable en la nube con herramientas que te permitan llevar un control detallado y en tiempo real de todas las operaciones que llevas a cabo.

Actualmente, la tecnología es un elemento indispensable para todos aquellos negocios que aspiran a posicionarse en un mercado cambiante y exigente; no obstante, muchos emprendedores aún tienen dudas sobre cómo hacer la transición sin que eso signifique entorpecer su flujo de trabajo.

La finalidad de esta nota es que tú y todas las personas descubran cómo integrar un sistema en la nube de manera veloz para que puedan comenzar a aprovechar las múltiples ventajas que ofrecen.

1.     Pregúntate: ¿Qué necesita mi negocio?

Antes que nada, concéntrate en hacer una lista de los procesos clave de tu organización y detecta las áreas operativas que podrían beneficiarse más de la digitalización; enseguida, reflexiona sobre cómo se manejan actualmente estos procesos y cuáles son las principales limitaciones.

Igualmente, considera el aspecto financiero: Calcula los costos asociados con el mantenimiento de los sistemas actuales, como la infraestructura tecnológica y el soporte técnico, y compáralos con la inversión de un programa en la nube, así lograrás determinar si es algo viable y beneficioso a largo plazo.

2.     Hora de la verdad: Elige la opción perfecta para ti

Luego de concluir con el paso inicial, tienes que tomar una decisión, pero no lo hagas al azar. Contempla esta lista de aspectos:

●   Sus funcionalidades: En definitiva, es un plus que tenga características como la gestión de inventarios, facturación y que te apoye en el cumplimiento de tus responsabilidades fiscales.

●    Su escalabilidad: Verifica que el software te permita agregar más usuarios, expandir funcionalidades o integrar nuevos módulos a medida que tu negocio se expanda.

●    Su uso: La interfaz debe ser intuitiva, pero no solo para los administradores, sino también para todos los miembros de tu equipo.

●  Su soporte técnico: ¿El proveedor brinda asesoría antes y después de la migración? Investiga ese detalle antes de decidirte por una alternativa.

● Su seguridad: Pregunta por las medidas con las que disponen para resguardar la información de accesos no autorizados o pérdida súbita.

●  Su compatibilidad con otros sistemas: En caso de que tu organización ya tenga en marcha otros programas, lo ideal es que el resto de las herramientas en las que inviertas puedan integrarse con ellos sin problemas. 

3.     Planifica la migración

Con el paso uno y dos completos, estarás más cerca de llevar tu contabilidad en la nube. Establece un plan tranquilo de transición que no resulte invasivo ni ponga en peligro tus datos. Con este paso a paso, todo va a marchar de modo sencillo:

●  Crea un cronograma: Incluirás desde la preparación inicial, hasta la puesta en marcha, así como fechas límite para cada etapa y asignaciones claras de responsabilidades para los miembros del equipo.

● Genera una copia de seguridad: Con especial atención a los datos críticos. La medida es únicamente de prevención, no significa que definitivamente algo vaya a fallar.

●   Prueba el sistema: Un arranque piloto con un pequeño grupo de usuarios va a dejarte ver qué funciona bien o mal desde el punto de vista técnico con el fin de darle solución.

●Enseña a los trabajadores sobre la herramienta: Mejor aún si es con anticipación y con ayuda de un experto, o bien, con materiales de apoyo proporcionados por el proveedor. 

4.     Conecta los otros software y sincroniza datos

No te lo tomes a la ligera, ya que es un procedimiento que se tiene que realizar con paciencia y atención a los detalles. En sí, lo esencial es consultar la calidad de los datos que serán transferidos para que no haya archivos duplicados, o en un formato erróneo.

El uso de recursos especializados automatizará parte de la integración y te garantizará que la información sea transferida sin inconvenientes; sin embargo, apenas concluir, se recomienda hacer una revisión y llevar un registro para futuras referencias.

5.     Explora y ajusta el programa

De nada sirve que el software que elijas sea la octava maravilla del planeta si no se aprovecha de la mejor manera, claro que esto no se consigue de la noche a la mañana: es vital que todas las personas que lo ejecutarán lo conozcan a fondo y se familiaricen con cada una de sus características.

Por ejemplo, el automatizar tareas rutinarias, lo cual liberará trabajadores con el fin de que se ocupen de otras labores y las equivocaciones humanas se reduzcan; o el personalizar el sistema según lo que tu organización exige.

Ahora bien, estas plataformas son 100% eficientes, sí, no obstante, debes procurar monitorearlas con regularidad y hacer configuraciones si es que las necesita, no simplemente lo dejes correr.

6.     Analiza que el sistema cumpla con las normativas fiscales

Esto incluye la correcta configuración de los impuestos, como el IVA, así como la actualización de los códigos de facturación y la preparación de los documentos fiscales requeridos, además, por supuesto, de una correcta configuración y registro de las tasas impositivas, los códigos de productos y servicios, y cualquier otro dato relevante.

Igualmente, después de la migración, comprueba que el software emita CFDIs sin fallas y que cumpla con todos los requisitos legales; asimismo, verifica que el timbrado de facturas y la integración de complementos fiscales, como el de pago y Carta Porte, se realicen sin errores.

Por último, si tu plataforma se actualiza con las nuevas normativas y cambios sin necesidad de que alguien intervenga de manera manual, solamente observa que, al implementarse, no tomen desprevenido a tu personal.

Conclusiones

Da el paso hacia una migración que te brinde todo lo que necesitas para enfrentar los retos que se avecinan, siempre con la certeza de que los superarás con éxito. ¿Estás listo para el cambio? Invierte en tecnología y comienza a hacer las cosas de manera diferente. 

Agencias

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