6 maneras de migrar a un sistema administrativo en la nube
Miércoles 28 de Agosto de 2024 8:24 pm
+ -Aunque parezca todo un reto migrar a una herramienta en la nube, en realidad es algo sencillo y que vale la pena realizar
¿Buscas optimizar la eficiencia de tu
empresa para mantenerla competitiva? Entonces necesitas
migrar a
un software contable en la nube con herramientas que te permitan llevar un
control detallado y en tiempo real de todas las operaciones que llevas a cabo.
Actualmente, la tecnología es un
elemento indispensable para todos aquellos negocios que aspiran a posicionarse
en un mercado cambiante y exigente; no obstante, muchos emprendedores aún
tienen dudas sobre cómo hacer la transición sin que eso signifique entorpecer
su flujo de trabajo.
La finalidad de esta nota es que tú y
todas las personas descubran cómo integrar un sistema en la nube de manera
veloz para que puedan comenzar a aprovechar las múltiples ventajas que ofrecen.
1. Pregúntate: ¿Qué necesita mi negocio?
Antes que nada, concéntrate en hacer
una lista de los procesos clave de tu organización y detecta las áreas
operativas que podrían beneficiarse más de la digitalización; enseguida,
reflexiona sobre cómo se manejan actualmente estos procesos y cuáles son las
principales limitaciones.
Igualmente, considera el aspecto
financiero: Calcula los costos asociados con el mantenimiento de los sistemas
actuales, como la infraestructura tecnológica y el soporte técnico, y compáralos
con la inversión de un programa en la nube, así lograrás determinar si es algo
viable y beneficioso a largo plazo.
2. Hora de la verdad: Elige la opción perfecta para
ti
Luego de concluir con el paso
inicial, tienes que tomar una decisión, pero no lo hagas al azar. Contempla
esta lista de aspectos:
● Sus funcionalidades: En
definitiva, es un plus que tenga características como la gestión de
inventarios, facturación y que te apoye en el cumplimiento de tus
responsabilidades fiscales.
● Su escalabilidad: Verifica que
el software te permita agregar más usuarios, expandir funcionalidades o
integrar nuevos módulos a medida que tu negocio se expanda.
● Su uso: La interfaz debe ser intuitiva, pero no solo para los administradores, sino también para todos los miembros de tu equipo.
● Su soporte técnico: ¿El proveedor
brinda asesoría antes y después de la migración? Investiga ese detalle antes de
decidirte por una alternativa.
● Su seguridad: Pregunta por las medidas con
las que disponen para resguardar la información de accesos no autorizados o
pérdida súbita.
● Su compatibilidad con otros sistemas: En caso de que tu organización ya tenga en marcha otros programas, lo ideal es que el resto de las herramientas en las que inviertas puedan integrarse con ellos sin problemas.
Con el paso uno y dos completos, estarás más
cerca de llevar tu contabilidad en la nube. Establece un plan tranquilo de
transición que no resulte invasivo ni ponga en peligro tus datos. Con este paso
a paso, todo va a marchar de modo sencillo:
● Crea un cronograma: Incluirás
desde la preparación inicial, hasta la puesta en marcha, así como fechas límite
para cada etapa y asignaciones claras de responsabilidades para los miembros
del equipo.
● Genera una copia de seguridad: Con especial
atención a los datos críticos. La medida es únicamente de prevención, no
significa que definitivamente algo vaya a fallar.
● Prueba el sistema: Un arranque
piloto con un pequeño grupo de usuarios va a dejarte ver qué funciona bien o
mal desde el punto de vista técnico con el fin de darle solución.
●Enseña a los trabajadores sobre la herramienta: Mejor aún si es con anticipación y con ayuda de un experto, o bien, con materiales de apoyo proporcionados por el proveedor.
4. Conecta los otros software y sincroniza datos
No te lo tomes a la ligera, ya que es
un procedimiento que se tiene que realizar con paciencia y atención a los
detalles. En sí, lo esencial es consultar la calidad de los datos que serán
transferidos para que no haya archivos duplicados, o en un formato erróneo.
El uso de recursos especializados
automatizará parte de la integración y te garantizará que la información sea
transferida sin inconvenientes; sin embargo, apenas concluir, se recomienda
hacer una revisión y llevar un registro para futuras referencias.
5. Explora y ajusta el programa
De nada sirve que el software que
elijas sea la octava maravilla del planeta si no se aprovecha de la mejor
manera, claro que esto no se consigue de la noche a la mañana: es vital que
todas las personas que lo ejecutarán lo conozcan a fondo y se familiaricen con
cada una de sus características.
Por ejemplo, el automatizar tareas
rutinarias, lo cual liberará trabajadores con el fin de que se ocupen de otras
labores y las equivocaciones humanas se reduzcan; o el personalizar el sistema
según lo que tu organización exige.
Ahora bien, estas plataformas son
100% eficientes, sí, no obstante, debes procurar monitorearlas con regularidad
y hacer configuraciones si es que las necesita, no simplemente lo dejes correr.
6. Analiza que el sistema cumpla con las normativas
fiscales
Esto incluye la correcta
configuración de los impuestos, como el IVA, así como la actualización de los
códigos de facturación y la preparación de los documentos fiscales requeridos,
además, por supuesto, de una correcta configuración y registro de las tasas
impositivas, los códigos de productos y servicios, y cualquier otro dato
relevante.
Igualmente, después de la migración,
comprueba que el software emita CFDIs sin fallas y que cumpla con todos los
requisitos legales; asimismo, verifica que el timbrado de facturas y la
integración de complementos fiscales, como el de pago y Carta Porte, se
realicen sin errores.
Por último, si tu plataforma se
actualiza con las nuevas normativas y cambios sin necesidad de que alguien
intervenga de manera manual, solamente observa que, al implementarse, no tomen
desprevenido a tu personal.
Da el paso hacia una migración que te
brinde todo lo que necesitas para enfrentar los retos que se avecinan, siempre
con la certeza de que los superarás con éxito. ¿Estás listo para el cambio?
Invierte en tecnología y comienza a hacer las cosas de manera diferente.
Agencias
